Nebenkosten: Was der Vermieter umlegen darf – und was nicht

Woraus die Summe besteht

Was ein Vermieter überhaupt umlegen darf, steht in § 2 BetrKV – einer Liste mit 17 Nummern, von denen die letzte ein eng gefasster Auffangtatbestand ist. § 556 Abs. 1 BGB erlaubt allein die Umlage von Betriebskosten; was diese Liste nicht erfasst, kann der Mietvertrag nicht dazu machen. Für eine 70-Quadratmeter-Wohnung ohne Aufzug, Garten und Hauswart ergibt sich daraus dieses Bild.

Richtwerte aus dem Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes für das Abrechnungsjahr 2024, veröffentlicht am 18. Dezember 2025. Das sind Durchschnitte, keine Rechtsgrößen – maßgeblich ist immer die eigene Abrechnung.

Eine Position dominiert alles andere: Heizung und Warmwasser macht allein 49 % aus. Zusammen mit Wasser und Entwässerung sind 60 % der Nebenkosten verbrauchsabhängig. Das ist die gute Nachricht für alle, die sparen wollen – und zugleich die schlechte, denn der Rest hängt an Dingen, die eine Mieterin nicht beeinflussen kann: der Grundsteuer des Vermieters, seiner Gebäudeversicherung, dem Reinigungsvertrag.

Bei den Heizkosten schreibt § 7 Abs. 1 HeizkostenV vor, dass zwischen 50 % und 70 % nach dem erfassten Verbrauch verteilt werden müssen. Der Rest geht nach Wohnfläche. Wer also seinen Verbrauch halbiert, halbiert nicht seine Heizkostenrechnung – im ungünstigsten Fall wirkt die Ersparnis nur auf die Hälfte des Betrags.

Was die Ausstattung kostet

Aufzug, Grünanlage und Hauswart erscheinen in Wohnungsanzeigen als Vorzüge. In der Abrechnung sind sie Positionen mit einem Preis.

Jeweils gegen die Grundausstattung gerechnet, 70 m² Wohnfläche.

563 € im Jahr für Merkmale, über die beim Einzug entschieden wird und danach nicht mehr. Kommen überdurchschnittliche Heizkosten hinzu, steigt die Jahressumme von 2.251 € auf 3.536 € – bei 4,21 € je Quadratmeter und Monat liegt das über den 3,68 €, die selbst bei voller Ausstattung üblich sind. Ein Wert in dieser Gegend ist der Anlass, in die Belege zu sehen.

Die kurze Liste dessen, was nicht umlagefähig ist

§ 1 Abs. 2 BetrKV nennt in nur zwei Nummern, was keine Betriebskosten sind – und genau diese beiden Posten tauchen in fehlerhaften Abrechnungen am häufigsten auf.

• Verwaltungskosten (Nr. 1): die Kosten der zur Verwaltung erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, der Aufsicht, der Prüfung des Jahresabschlusses und der Geschäftsführung – ausdrücklich auch der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit.
• Instandhaltung und Instandsetzung (Nr. 2): alles, was aufgewendet werden muss, um Mängel aus Abnutzung, Alterung und Witterung zu beseitigen.

Die zweite Abgrenzung ist die praktisch wichtigere: Die Wartung einer Anlage ist umlagefähig, ihre Reparatur nicht. Taucht in der Abrechnung eine „Instandhaltungspauschale“ oder ein Posten für die Hausverwaltung auf, gehört beides nicht dorthin – unabhängig davon, was im Mietvertrag steht, denn nach § 556 Abs. 1 BGB sind nur Betriebskosten umlagefähig.

Ein dritter Ausschluss steht nicht in § 1, sondern in der Betriebskostenart selbst: Nach § 2 Nr. 14 BetrKV gehört die Vergütung des Hauswarts nur insoweit zu den Betriebskosten, als sie nicht auf Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder Hausverwaltung entfällt. Wer einen Hauswart im Haus hat, zahlt also nur seine Betriebstätigkeit – und die Abrechnung muss den Rest herausrechnen.

Umgekehrt ist die letzte Nummer der Liste kein Freibrief. § 2 Nr. 17 BetrKV erfasst „sonstige Betriebskosten“, aber ausdrücklich nur solche im Sinne des § 1 – also laufend entstehende Kosten. Was seiner Natur nach einmalig ist, wird durch diese Auffangnummer nicht umlagefähig.

Ein Posten ist seit Kurzem ganz entfallen: Das Nutzungsentgelt für Kabelfernsehen war bis zum 30. Juni 2024 als Betriebskostenart umlagefähig. Seither trägt es nur noch, wer selbst einen Vertrag mit dem Anbieter schließt. An seine Stelle kann nach § 72 TKG ein befristetes Glasfaserbereitstellungsentgelt treten: höchstens 60 € im Jahr für bis zu 5 Jahre, bei aufwändigen Maßnahmen bis zu 9 Jahre, insgesamt aber nie mehr als 540 €. Und nach § 556 Abs. 3a BGB nur bei wirtschaftlicher Umsetzung – bei Maßnahmen über 300 € je Wohnung muss der Vermieter zudem soweit möglich drei Angebote eingeholt und das wirtschaftlichste gewählt haben.

Zwei Fristen, die regelmäßig verwechselt werden

Beide dauern zwölf Monate, und genau das führt zur Verwechslung – denn sie laufen ab unterschiedlichen Zeitpunkten und treffen unterschiedliche Beteiligte.

Beispiel: Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr 2025, die Abrechnung geht dem Mieter am 15. März 2026 zu.

Der praktisch wertvollste Satz des ganzen Paragrafen ist Satz 3: Nach Ablauf der Abrechnungsfrist ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen. Geht die Abrechnung für 2025 also erst am 10. Februar 2027 zu – also nach dem 31. Dezember 2026 –, muss eine darin ausgewiesene Nachzahlung nicht geleistet werden. Die Ausnahme steht im selben Satz und ist eng: Sie greift nur, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat.

Zwei Feinheiten daran werden häufig übersehen. Erstens entfällt nur die Nachforderung, nicht die Abrechnungspflicht – und ein Guthaben bleibt selbstverständlich bestehen. Eine verspätete Abrechnung mit Guthaben ist also weiterhin auszuzahlen. Zweitens läuft die Einwendungsfrist des Mieters unabhängig davon weiter: Sie beginnt mit dem Zugang, auch wenn dieser verspätet war.

Ebenfalls im Gesetz, aber selten genutzt: § 556 Abs. 4 BGB gibt einen Anspruch auf Einsicht in die Belege, die der Abrechnung zugrunde liegen. Der Vermieter darf sie elektronisch bereitstellen. Und nach § 556 Abs. 5 BGB ist jede Vereinbarung unwirksam, die von diesen Regeln zum Nachteil des Mieters abweicht – eine Klausel im Mietvertrag, die die Abrechnungsfrist verlängert oder die Einwendungsfrist verkürzt, ist damit gegenstandslos.

Wenn kein Verteilerschlüssel vereinbart ist

Fehlt im Mietvertrag eine Vereinbarung darüber, wie die Kosten auf die Wohnungen verteilt werden, greift § 556a Abs. 1 BGB: Verteilt wird nach dem Anteil der Wohnfläche. Für Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, ist dagegen der Verbrauch maßgeblich. In der ersten Tabelle steht der jeweilige Maßstab unter dem Namen der Position – bei Heizung, Warmwasser und Wasser gilt der Verbrauch, bei allem anderen die Fläche.

Was daraus folgt

Die Nebenkosten einer Wohnung stehen zum größten Teil fest, bevor jemand eingezogen ist. Die Grundsteuer, die Gebäudeversicherung, der Aufzug, der Hauswart – all das lässt sich später nicht mehr verhandeln, sondern nur noch zahlen. Verhandelbar ist die Vorauszahlung, die nach § 556 Abs. 2 Satz 2 BGB nur in angemessener Höhe vereinbart werden darf und die man vor Vertragsschluss gegen die zu erwartenden Kosten halten sollte.

Nach dem Einzug bleiben zwei Dinge: der Verbrauch, der etwa 60 % der Summe ausmacht, und der Kalender. Wer sich notiert, wann die Abrechnung spätestens kommen muss und bis wann Einwendungen möglich sind, hat den größeren Hebel als der, der ein Grad kälter wohnt.

Die eigene Abrechnung lässt sich mit dem Nebenkosten-Rechner gegen diese Richtwerte halten, die Heizkosten getrennt mit dem Heizkosten-Rechner. Wie sich die Gesamtbelastung aus Kalt- und Warmmiete zusammensetzt, zeigt der Mietrechner.

Die Quadratmeterwerte sind Durchschnitte aus dem Betriebskostenspiegel für das Abrechnungsjahr 2024 (Datenstand dieser Seite: 2026-08) und keine Rechtsgrößen. Regionale Unterschiede sind erheblich, besonders bei Grundsteuer, Wasser und Müll. Der Artikel gibt die Rechtslage wieder und ersetzt keine Rechtsberatung; für die Prüfung einer konkreten Abrechnung sind Mietervereine oder eine Anwaltskanzlei zuständig.